Maak kennis met Bryan: bidmanager bij InfraCare

Wie zijn de mensen achter InfraCare? In onze rubriek ‘Maak kennis met’ stellen we dit keer Bryan aan je voor. Als bidmanager zorgt hij ervoor dat alles rondom een aanbesteding goed wordt geregeld. Hij vertelt hoe hij in dit vak terechtkwam, wat zijn werk precies inhoudt en waarom samenwerken daarbij zo belangrijk is.

Kun je iets over jezelf vertellen en hoe je in het vak van bidmanagement terecht bent gekomen?

Bryan: “Ik ben Bryan, 28 jaar, en heb een achtergrond in finance. Tijdens mijn studie ben ik begonnen als field engineer. Ik wilde mij graag verder ontwikkelen en kreeg de kans om aanbestedingen op te pakken en businesscases te schrijven, onder andere voor ASVZ. Dat beviel zo goed dat ik het bidmanagement ben ingerold en er uiteindelijk mijn vak van heb gemaakt.”

Wat houdt jouw werk als bidmanager bij InfraCare precies in?

“Mijn werk is erg veelzijdig. Ik begeleid de inschrijvingen voor aanbestedingen van begin tot eind. Dat begint bij het beoordelen van de uitvraag en het opvragen van prijzen bij leveranciers. Vervolgens stel ik alle benodigde documentatie op, zoals plannen van aanpak en kwaliteitsdocumenten.

Daarnaast houd ik mij bezig met servicemanagement. Zo zorg ik ervoor dat wat we tijdens een aanbesteding beloven, ook aansluit op wat we in de praktijk kunnen waarmaken. Ik bewaak de planning en zorg ervoor dat de volledige inschrijving compleet en op tijd wordt ingediend.”

Wat vind je het leukste of meest uitdagende aan het schrijven van een aanbesteding?

“Het leukste vind ik de puzzel: uit een uitgebreide uitvraag halen wat de klant écht belangrijk vindt en dat vervolgens vertalen naar een sterk en concreet verhaal. De grootste uitdaging zit vaak in de deadlines, omdat er in korte tijd veel onderdelen samenkomen, zoals de prijs, planning en inhoudelijke teksten. Juist die tijdsdruk maakt het extra mooi wanneer de inschrijving helemaal staat en je met een goed gevoel op ‘indienen’ drukt.”

Hoe zorg je ervoor dat een voorstel niet alleen inhoudelijk sterk is, maar ook echt aansluit bij de wensen van de klant?

“Door de uitvraag en de gunningscriteria heel zorgvuldig te lezen en mij te verplaatsen in de klant. Welk probleem wil de klant precies opgelost hebben en wat vindt de organisatie daarbij belangrijk? Wanneer iets onduidelijk is, stellen we hierover vragen via de nota van inlichtingen.

Daarnaast haal ik input op bij de collega’s die het werk uiteindelijk gaan uitvoeren. Zo zorgen we ervoor dat we niets beloven wat we in de praktijk niet kunnen waarmaken. Op die manier ontstaat er geen standaardverhaal, maar een voorstel dat aantoonbaar voor deze specifieke klant is geschreven.”

Met welke collega’s werk je tijdens een aanbesteding samen en wat maakt die samenwerking belangrijk?

‘Tijdens een aanbesteding werken we echt als één team samen. Ik heb daarbij contact met verschillende collega’s en afdelingen. Denk aan calculatie voor de prijsvorming, inkoop voor de prijsaanvragen bij leveranciers en projectleiders en engineers voor de praktische en technische invulling van het plan.

Sebastiaan richt zich bijvoorbeeld op het technische plan voor de aanbesteding. Ik maak vervolgens de vertaalslag naar de benodigde documentatie en de kwaliteitsonderdelen. Daarna controleer ik aan de hand van het programma van eisen of ons voorstel volledig aansluit op de uitvraag. Tot slot kijk ik samen met Elwin of de gekozen producten en oplossingen aan alle eisen voldoen. Wanneer we bijvoorbeeld een vraag krijgen over de benodigde dekking, bekijken we samen welke access points daarvoor het meest geschikt zijn.

Die samenwerking is cruciaal. Een winnende inschrijving bestaat namelijk uit een combinatie van een scherpe prijs, een sterk verhaal en een technisch haalbare uitvoering. Als bidmanager breng ik alle kennis en input van de verschillende collega’s samen tot één overtuigend en compleet geheel.”

Wat maakt InfraCare voor jou een fijne organisatie om voor te werken?

“De sfeer binnen InfraCare is erg goed en de lijnen zijn kort. Je loopt gemakkelijk bij elkaar binnen en beslissingen kunnen snel worden genomen. Daarnaast krijg je hier veel verantwoordelijkheid en de ruimte om jezelf verder te ontwikkelen.

We werken bovendien aan mooie projecten voor organisaties zoals Kentalis, SIVON, ASVZ, Triade en ZorgSpectrum. Met een gewonnen aanbesteding draag je dus echt bij aan projecten die ertoe doen. Juist die combinatie van verantwoordelijkheid, fijne samenwerking en betekenisvolle projecten maakt InfraCare voor mij een prettige organisatie om voor te werken.”

Dank je wel, Bryan, voor het leuke kijkje achter de schermen! Mooi om te zien hoeveel teamwork, aandacht en voorbereiding er bij een aanbesteding komt kijken. Benieuwd naar de andere mensen achter InfraCare? Houd dan onze rubriek ‘Maak kennis met’ in de gaten.